سیستم مدیریت کیفیت – نحوه ساختار

معمولاً وقتی مردم به مستندات سیستم مدیریت کیفیت فکر می کنند، تعداد زیادی اسناد و رویه های بوروکراتیک غیرضروری را متصور می شوند. این به این دلیل است که شرکت‌ها معمولاً هنگام مستندسازی سیستم‌های مدیریت کیفیت خود زیاده روی می‌کنند. با این حال، لازم نیست این مورد باشد.

درست است که استاندارد بین‌المللی سیستم‌های مدیریت کیفیت ( ISO 9001 ) به مستندات خاصی نیاز دارد ( به این مقاله مراجعه کنید: فهرست اسناد اجباری برای ISO 9001 ) . هدف و مزایای مستندات QMS بسیار متنوع است: چارچوب روشنی از عملیات در یک سازمان ارائه می‌کند، امکان سازگاری فرآیندها و درک بهتر QMS را فراهم می‌کند و شواهدی برای دستیابی به اهداف ارائه می‌دهد. هنگام طراحی مستندات QMS ، باید روی کارایی تمرکز کنید و فرآیندها و اسنادی را ایجاد کنید که در سازمان شما قابل اجرا هستند.

 

سلسله مراتب اسناد QMS

مستندات QMS می تواند شامل انواع مختلفی از اسناد باشد. معمولاً شامل اسنادی مانند خط مشی کیفیت ، رویه ها ، دستورالعمل های کاری ، طرح های کیفیت و سوابق می شود. مستندات QMS را می توان به عنوان یک سلسله مراتب نشان داد، همانطور که در نمودار زیر نشان داده شده است:

ISO 9001 نیاز به انواع مختلفی از اطلاعات برای مستندسازی دارد. با این حال، لازم نیست همه اطلاعات به عنوان اسناد جداگانه مستند شوند. انعطاف پذیر است، به طوری که سازمان در مورد اندازه اسناد و سطح جزئیات مستند تصمیم می گیرد. به عنوان مثال، شرکت های کوچک می توانند رویه های مستند را در کتابچه راهنمای QMS بگنجانند.

 

چگونه اسناد QMS خود را ساختار دهید

استاندارد بین‌المللی ISO 10013 دستورالعمل‌های مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت ، دستورالعمل‌هایی را برای ابعاد مؤثر مستندات QMS و همچنین مروری بر محتویات و ساختار توصیه‌شده انواع مختلف سند QMS ارائه می‌دهد. توصیه های زیر دستورالعمل های ISO 10013 را در نظر می گیرند.

1) سیاست کیفیت. یک خط مشی بیانگر بیانیه ای از سوی یک سازمان است. یک خط مشی کیفیت باید تعهد سازمان به کیفیت و بهبود مستمر را بیان کند. معمولاً این خط‌مشی برای مقاصد تبلیغاتی استفاده می‌شود و باید در محل سازمان نمایش داده شود و در وب‌سایت‌ها منتشر شود، بنابراین یک خط‌مشی کیفیت واضح و کوتاه راحت است و رویه عمومی است.

خط مشی کیفیت، اهداف کیفی را که سازمان در تلاش است، تعریف می کند. اهداف کیفی سازمان ها با کمی کردن اهداف کیفی تعریف می شوند.

2) مستندات کیفیت ، باید متناسب با سازمان شما باشد. ساختار و محتوای دستورالعمل بسته به اندازه سازمان، پیچیدگی عملیات آن و شایستگی پرسنل می تواند متفاوت باشد. سازمان های کوچک می توانند کل QMS را مستند کنند. از طرف دیگر، سازمان های بین المللی بزرگ ممکن است چندین کتابچه راهنمای کیفیت متفاوت داشته باشند. به طور کلی، این راهنما شامل محدوده QMS، موارد استثناء از استاندارد، ارجاع به اسناد مربوطه و مدل فرآیند کسب و کار است. خط مشی کیفیت و اهداف نیز می توانند بخشی از راهنما باشند.

3) رویه های کیفیت. رویه های کیفیت می توانند قالب ها و ساختارهای مختلفی داشته باشند. آنها می توانند روایی باشند، یعنی از طریق متن توصیف شوند. آنها می توانند با استفاده از جداول ساختار بیشتری داشته باشند. آنها می توانند بیشتر گویا باشند، به عنوان مثال، نمودارهای جریان. یا می توانند هر ترکیبی از موارد فوق باشند.

رویه های کیفیت باید شامل عناصر زیر باشد:

عنوان - برای شناسایی رویه

هدف - توصیف منطق پشت این روش

دامنه - برای توضیح اینکه چه جنبه هایی در این روش پوشش داده خواهد شد و کدام جنبه ها پوشش داده نمی شوند

مسئولیت ها و اختیارات همه افراد/کارکردها در هر بخشی از این رویه گنجانده شده است

تعاریف و فهرستی از تمام رکوردهای حاصل از فعالیت های شرح داده شده در روش

کنترل اسناد - شناسایی تغییرات، تاریخ بررسی و تأیید و نسخه سند باید مطابق با رویه ایجاد شده برای کنترل اسناد درج شود.

شرح فعالیت ها - این بخش اصلی روش است. تمام عناصر دیگر رویه را مرتبط می کند و توضیح می دهد که چه کاری باید انجام شود، توسط چه کسی و چگونه، کی و کجا انجام شود. در برخی موارد، «چرا» نیز باید روشن شود. علاوه بر این، ورودی ها و خروجی های فعالیت ها از جمله منابع مورد نیاز باید توضیح داده شود.

در صورت نیاز ممکن است ضمائم گنجانده شود.

4) دستورالعمل کار. دستورالعمل های کاری می توانند بخشی از یک رویه باشند یا می توانند در یک رویه به آنها ارجاع داده شوند. به طور کلی، دستورالعمل های کاری ساختاری مشابه رویه ها دارند و عناصر مشابهی را پوشش می دهند. با این حال، دستورالعمل های کاری شامل جزئیات فعالیت هایی است که باید انجام شوند، با تمرکز بر ترتیب مراحل، ابزارها و روش های مورد استفاده و دقت مورد نیاز.

آموزش پرسنل و استفاده از افراد شایسته می تواند نیاز به دستورالعمل های کاری بسیار دقیق را کاهش دهد. جزئیات بیشتر در مورد این موضوع را می توان در استفاده از شایستگی، آموزش و آگاهی برای جایگزینی اسناد در QMS خود یافت.

5) سوابق و فرم ها. به منظور نشان دادن اینکه فرآیندهای شما الزامات خود را برآورده می‌کنند، باید شواهدی را حفظ کنید. اینجا جایی است که از فرم ها و رکوردها استفاده می شود. رکورد چیزی است که توسط مالک فرآیند انتخاب شده است تا نشان دهد که فرآیند و فعالیت ها به روشی که در رویه ها و دستورالعمل های کاری تعیین شده انجام شده است. فرم ها الگوهای خالی هستند که باید با اطلاعاتی پر شوند که به این رکوردها تبدیل می شوند. سوابق و فرم های خود را با مختصر و به سادگی ثبت اطلاعات مورد نیاز کاربردی کنید.

مستندات QMS خوب برای یک سیستم مدیریت کیفیت موثر ضروری است

ابعاد اسناد QMS بر اساس نیازهای سازمانی شما برای یک QMS کاربردی ضروری است. علاوه بر این، اسناد با ساختار مناسب عملیات شما را بسیار آسان تر می کند، در حالی که اسناد نادرست چیزی جز مشکل برای شما به همراه نخواهد داشت.

 

صفحه ما را در اینستاگرام دنبال کنید.